Procurar documentos gasta tempo e energia. E quando as contas não são pagas ou autorizações não são devolvidas, o preço a ser pago pela desorganização são as taxas de atraso e a perda de viagens da escola. Se sua idéia de organizar seus documentos é empillhá-los na mesa da sala, tente algumas destas sugestões:
•escolha uma área de sua casa, mesmo que seja apenas uma gaveta, para arquivar documentos de negócios, contas, cartas e recortes de jornais;
•estabeleça um sistema de arquivamento para seus documentos e recibos importantes. Isto pode ser algo tão simples quanto uma porta sanfonada ou um arquivo que tem dupla função como mesa;
•utilize um arquivo "Diversos" para itens que não se encaixam em nenhuma categoria, mas certifique-se de verificar este arquivo quando ele estiver cheio. Você descobrirá que novas categorias se destacarão e os itens desnecessários serão reconhecidos com facilidade;
•mantenha sua correspondência em um lugar da casa, abra e arquive tudo pelo menos uma vez por semana. Caso não consiga arquivar os documentos regularmente, utilize uma pasta rotulada "Para arquivar" para armazenar temporariamente esses itens. Lembre sempre de designar um tempo para arquivar estes itens;
•pendure uma cesta próxima à porta de entrada e mantenha suas chaves dentro, dessa forma você sempre saberá onde estão. Utilize esta cesta para colocar contas e cartas que devem ser enviadas. Quando você pegar suas chaves lembrará da correspondência;
•para casas com crianças, mantenha uma prancheta em um local de destaque para todas as autorizações e outros documentos escolares que podem ser perdidos com facilidade;
•ao invés de utilizar um catálogo de endereços, tente utilizar cartões com índice em ordem alfabética armazenados em uma caixa de arquivo. Juntamente com os nomes, endereços e números de telefone, você terá espaço para colocar as datas de aniversários, bodas e até uma lista de presentes que você deu nos últimos anos. Se alguém se mudar, substitua por um cartão atualizado;
•revise periodicamente seu sistema de arquivamento e jogue fora os itens que não precisa mais, como contas de luz do ano passado ou garantias de itens descartados.
Utilizando listas e agendas
•Utilize um calendário grande de parede para lembrar de compromissos, reuniões, aniversários e outros eventos.
•Faça listas, tanto diárias quanto semanais, para assegurar que você lembrará do que precisa ser feito. Riscar os itens lhe trará uma sensação de realização e também o fará lembrar do que ainda precisa ser feito.
•Crie uma "lista de tarefas da família" semanal onde os membros da família podem se candidatar para as tarefas. Isto dá a todos uma chance de escolher o que querem fazer e também compartilha a responsabilidade na execução das tarefas.
•Utilize uma agenda anual para estabelecer os objetivos de longo prazo, como economizar dinheiro ou planejar férias.
Estabelecendo prioridades
•Use o horário em que seu nível de energia é maior para fazer a tarefa que você menos gosta. Você verá que conseguirá cumpri-la com maior facilidade. Termine o dia com uma de suas atividades favoritas.
•Se você se sente sonolento pela manhã, organize-se na noite anterior. Separe suas roupas, deixe a cafeteira pronta, arrume a mesa do café da manhã antes de ir dormir.
•Estabeleça objetivos realistas. Não tente fazer tudo em um dia ou mesmo em um ano. Se você estiver sempre atrasado em relação ao seu cronograma, mantenha um caderno de anotações à mão e anote tudo que faz durante alguns dias. Então revise a lista de modo objetivo para determinar se você não está tentando fazer coisas demais.
•Divida um projeto maior em várias partes. Por exemplo, gaste uma hora extra a cada mês limpando completamente um quarto, ao invés de fazer uma limpeza de "primavera" ou de "outono".
•Envolva a família nas tarefas diárias. Se as atividades escolares e a lição de casa impedem que as crianças mais velhas ajudem nas tarefas durante os dias da semana, envolva-as por uma ou duas horas durante o fim de semana.
Quanto tempo guardar cada documento:
• Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel:
Pelo menos 1 ano.
• Multas e contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito:
Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após serem pagos.
• Recibos de aluguel e contas de água:
O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.
• IPTU e Imposto de Renda:
O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.
• Taxa condominial:
O pagamento da pode ser contestado em até 20 anos.
• Comprovantes de pagamento de contas em geral:
Devem ser guardados por um tempo que varia entre 12 meses e 20 anos, para evitar contestações jurídicas.
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